Veilig een evenement organiseren gaat zo

Een evenement organiseren? In gesprek met een expert

Een event moet voor bezoekers op de eerste plaats plezierig en waardevol zijn. Niet minder belangrijk is de veiligheid, zowel fysiek als digitaal. Veiligheid wordt een steeds belang – rijker onderwerp in het vak. Hoe organiseer je een veilig congres? Spant vroeg het aan professionals die veel met dit onderwerp te maken hebben. Bij het onderwerp veiligheid stuit je meteen op een paradox: hoe beter je het als organisatie voor elkaar hebt, hoe minder jouw klant ervan merkt. Veiligheid ervaar je pas als het er niet is.

En: wanneer er iets misgaat is de schade vaak groot. Daarom is veiligheid allerminst een sluitpost bij het organiseren van een congres of evene – ment. Van bhv-ers tot bomcheck, van hack – preventie tot het hoe-kan-ik-dit-evenementzo-snel-mogelijk-verzieken-spel. Lees de ervaringen en tips van de experts.

Analyseer de risico’s

Zodra je begint met de organisatie van je evenement, neem je het hoofdstuk veiligheid mee. Als je veiligheid serieus neemt, heeft het invloed op al je beslissingen. Bij grote organisaties zoals ING begint ieder event met het invullen van een risico-scan, een vragenlijst waarmee je alle risico’s in kaart brengt.

Kennis is macht

Na een risico-inventarisatie is het zaak om risico’s zoveel mogelijk uit te sluiten. En dat doe je door zoveel mogelijk kennis op te doen. Bijvoorbeeld door exact te weten met wie je werkt.

Check alles, ook dat al geregeld had moeten zijn

Nederland is een land van strenge regels, stelt veiligheidsadviseur Adri Frijters die is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging voor Veiligheidskunde (NVVK). Iedere locatie die is bestemd voor evenementen voldoet aan strenge veiligheidsnormen: maximaal aantal bezoekers, voldoende nooduitgangen, ontruimingsplan, beschikbare hulpdiensten, het vereiste aantal BHV-ers enzovoorts. ‘Maar’, zo zegt Fijters: ‘ga er nooit klakkeloos vanuit dat deze zaken ook daadwerkelijk goed geregeld zijn. Blijf zelf nadenken en check alles. Je zult soms nog versteld staan van wat je tegenkomt. Ik ben wel eens in een horecagelegenheid geweest waar de nooduitgang uitkwam op een klein binnenplaatsje. Als er brand zou uitbreken, zou nog niet de helft van het maximaal aantal bezoekers op dat binnenplaatsje kunnen staan. Als je zoiets aan het begin van de planning ontdekt, kun je nog uitwijken naar een andere congreslocatie.’

Denk in scenario’s

Een andere tip van Frijters: als alle randvoorwaarden in orde zijn, bedenk dan met je team eens wat er toch allemaal fout zou kunnen gaan. ‘Denk in scenario’s. Wat kan er misgaan? En wat kunnen we daaraan doen? Hoe kunnen we zorgen dat bijvoorbeeld een ruzie niet escaleert? Als je een event voor medewerkers van een bank of een universiteit organiseert, ga je er niet vanuit dat er een relschopper tussen zit, of dat er een vechtpartij zal uitbreken. Toch moet je dat wel doen. Als je een paar honderd man binnen hebt, heb je in zekere zin altijd te maken met een afspiegeling van de samenleving. Daar kan bijvoorbeeld altijd een gefrustreerde werknemer of alcoholist tussen zitten. Mijn tip? Speel met je team het hoe-kan-ik-dit-evenement-zosnel-mogelijk-verzieken-spel. Natuurlijk kom je dan op idiote situaties. Maar dat is precies de bedoeling. Ga uit van het onmogelijke. Iets dat ondenkbaar lijkt kan toch gebeuren. Dat heeft de werkelijkheid meer dan eens bewezen.’