Congreslocatie: locatie locatie locatie!

Congreslocatie: de naam zegt het al. De locatie voor je congres is belangrijk. Alleen met een goede congreslocatie krijg je een goed congres van de grond. En dan heb ik het nog niet eens over het gebouw, nee, de locatie. De plek waar de congreslocatie is gelegen is van wezenlijk belang. Krijg je veel buitenlandse gasten? Regel dan een congreslocatie zo dicht mogelijk bij een internationaal vliegveld of internationaal treinstation. Zorg sowieso dat de locatie van je congres goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Bij voorkeur is er ook nog iets te zien in de omgeving. Veel congresgangers zullen tussen de verschillende lezingen in graag een rondje wandelen. Het is dan niet zo leuk als je alleen maar hypermoderne hoogbouw te zien krijgt.

Welke eisen stel je nog meer aan een congreslocatie?

De eisen die je stelt zullen voor een deel afhankelijk zijn van het soort congres dat je organiseert. Heb je het plan om meerdere sprekers in meerdere zalen te laten “optreden”, dan heb je vanzelfsprekend een congreslocatie met meerdere zalen nodig. Maar over het algemeen is het al van belang dat de stoelen goed zitten. Comfortabel, maar niet té comfortabel. Je wilt dat mensen fijn kunnen zitten, maar niet dat ze in slaap vallen. Ook moet de catering natuurlijk goed geregeld zijn.

Hoe vind je de beste congreslocatie voor jouw congres?

Allereerst moet je in kaart brengen wat voor jou echt belangrijk is. Is het een congres waar veel mensen met een lichamelijke beperking komen? Dan moeten de parkeergelegenheid en alle in- en uitgangen ook door hen zelf te bedienen zijn. Is het een congres van zwangere vrouwen? Zorg dan voor (bijvoorbeeld) extra veel toiletruimtes. Ieder congres vraagt weer om een eigen congreslocatie. OneMeeting kan je helpen om precies die locatie te vinden die voor jouw congres en je gasten geschikt is.

Overnachten bij de congreslocatie?

Als je mensen op je congres verwacht die flink moeten reizen om er te komen, zullen er waarschijnlijk mensen bij zijn die graag een nacht aan het congres plakken. Een congreslocatie die ook dienst doet als hotel is dan wel handig. Gaat er gedineerd en geluncht worden tijdens het congres? Dan is het van belang dat dieetwensen van tevoren kunnen worden doorgegeven. Kleine dingen die in feite niets met het congres an sich te maken hebben, maar die wel worden opgemerkt door de deelnemers. Ze zullen extra tevreden zijn omdat jij ook aan de details hebt gedacht.